1. Dê atenção especial aos contratos de locação
Você sabe como administrar aluguel de imóveis? Gerenciar esses tipos de contratos envolve um conjunto de práticas que são fundamentais para promover o cumprimento das obrigações legais do negócio. Os contratos de aluguel precisam ser monitorados com precisão, para alcançar as expectativas dos clientes e evitar problemas financeiros, multas e penalizações tributárias.
Por isso, mantenha a organização dos documentos sempre atualizada, caso precise apresentar algum desses documentos, fique atento aos prazos, alinhe todas as negociações e verifique os reajustes anuais sempre que os contratos completarem um ano de formalização.
2. Formalize as negociações e expectativas
Contratos de locação precisam ser bem específicos, contando com detalhes sobre o que o inquilino pode ou não fazer, quais são os prazos de pagamento e os de vigência, bem como diversas outras considerações. Muitos desses acordos, entretanto, são negociados de maneira mais informal, o que pode prejudicar bastante a gestão de contratos.
Para evitar surpresas desagradáveis, o melhor é documentar tudo em relação ao imóvel, ao inquilino e ao locatário. Assim fica mais fácil cobrar determinadas obrigações, bem como garantir que todos os direitos sejam devidamente respeitados.
A administração do contrato de aluguel, por exemplo, traz maior controle nas contas que você paga ao cliente, na movimentação financeira que passa pela imobiliária e na prospecção de clientes.
3. Mantenha os documentos atualizados e agrupados
Também é muito importante manter a documentação organizada e devidamente atualizada. Quanto ao inquilino, é preciso ter em mãos os documentos relacionados ao fiador ou ao seguro-fiança, por exemplo, enquanto em relação ao imóvel é ainda mais importante garantir a total regularidade da documentação. É preciso que o imóvel esteja em dia com os débitos municipais, por exemplo. Dessa forma, caso seja necessário apresentar esses documentos, a tarefa se torna bem mais fácil. Isso sem contar que, assim, os contratos estão mais protegidos.
4. Fique ligado em verificações e reajustes anuais
Todo ano ocorrem reajustes no valor de aluguéis e em taxas de seguros e IPTU. Por isso, na hora de fazer a gestão de imóveis, é importante verificar os valores dos contratos com um ano de formalização. Outra dica é acompanhar os prazos de vencimento de seus contratos.
Por esses e outros motivos, imobiliárias de pequeno, médio ou grande porte estão aderindo ao uso de softwares de gestão imobiliária para otimizar o negócio, gerar mais produtividade e até aumentar as chances de venda e aluguel. Além disso, a tecnologia também pode tornar os processos da gestão de imóveis mais seguros.
5. Conheça prazos e obrigações de antemão
Uma boa gestão de contratos inclui um conhecimento prévio sobre as principais características de cada caso. Com os contratos firmados, é preciso ter em mente quais são os prazos relacionados à sua extinção ou, claro, à sua renovação, bem como a quantas anda o pagamento dos impostos devidos, por exemplo. Por razões óbvias, contratos com prazos mais próximos são prioritários e, portanto, devem receber mais atenção. E tudo deve ser calculado de maneira antecipada, viu? Isso permite planejamento e evita que prazos sejam perdidos ou que algum contrato acabe em situação irregular.
6. Seja um gestor imobiliário sem informalidades
As imobiliárias, apesar de todas as exigências legais e padronização de processos, acabam lidando, algumas vezes, com transação de locação de imóveis de maneira informal, ignorando uma série de fatores importantes e obrigações judiciais. Esse tipo de situação pode refletir no contrato, que acaba não trazendo detalhes sobre o que inquilino pode ou não fazer, valores e prazos de pagamento, multas e penalidades caso ele infrinja alguma regra ou consideração.
Para evitar qualquer tipo de prejuízo para o negócio, por falta de organização ou de informações no documentos acordados entre imobiliária, locatário e inquilino, fuja de informalidades. Faça tudo exatamente como a lei e o código de ética do mercado imobiliário pedem, garantindo que os direitos de ambas as partes sejam seguidos e respeitados.
7. Considere usar um software de gestão de imóveis
Como já foi dito anteriormente, organizar os documentos e outras atividades de uma imobiliária pode trazer grandes benefícios ao negócio. Por sorte, existem aplicativos e programas que podem ajudar bastante na gestão de contratos para imobiliárias. Alguns possibilitam, por exemplo, organizar documentos de clientes de forma categórica e também criar uma lista de atividades diárias, contribuindo para a produtividade da imobiliária.
Na prática, dependendo da quantidade de contratos de locação, pode se tornar difícil para a imobiliária conseguir dar conta de tudo de maneira manual. Já parou para pensar que planilhas nem sempre são suficientes para garantir o máximo de controle e de gestão? Por isso, investir em tecnologia é a dica mais importante para otimizar a administração.
Ao contar com um bom software de administração de imóveis, como o inGaia Locação, você não apenas terá os contratos organizados de maneira automática, mas conseguirá fazer pesquisas, controles e acompanhamentos com muito mais facilidade.
O software se torna responsável por centralizar os contratos e suas respectivas particularidades, oferecendo dados essenciais para a gestão como data de início, prazo de vigência, informações sobre obrigações tributárias e partes interessadas. Com isso, o crescimento da imobiliária e do número de contratos geridos é automaticamente favorecido sem que haja perda em qualidade.
